如何舉辦一次成功的商務會展 論文
問:如何舉辦一次成功的商務會展 論文
答: 作為一個從事會展專業服務的從業人員,尤其是活動策劃和組織者,一個站在行業的最頂端看待本職工作,有一種成就感和新鮮感。 面對新的形勢和工作環境,應該說有較大的挑戰和機遇的選擇。 首先,會展服務業是社會經濟產物價值展示和目標客戶需求集合的結合點,是各種廣告、文化宣傳和品牌推廣的制高點,也是整合各種人力和政策資源的展示舞臺。 其次,會展服務業作為有償服務的載體,承擔著合作、共贏、發展、聯誼的橋梁作用。他本身就是可以作為有形推廣和展示的社會經濟范疇中潛在產物,成功的展會和失敗的展會沒有明顯的界線,但是單一會展和專業性、綜合性會展具有明顯差異。雖然同為展會,在具體操作流程和會議進展的整個過程不具有相似性,同時也應該認識到整合資源過程是較高統一性的。單純服務業的狹隘性在會展業中表現的略微淺顯。它在整個有償服務過程中,對象并非單一、重復的,多次的展會篩選,重復利用的有形資源相對較少。 在一次成功的合作過程中,行業內或會展業范疇內的資源交流最為頻繁,有溝通才能有發展。單一行業的存貨概率將越來越依賴于相同性質的經濟產物的交流、溝通的順暢性。在行業規模型擴張過程中,最大局限性遠遠超過本行業的競爭優勢。 優勢資源的形態和作用本質是相對的。所謂事物的兩面性對其發展演變是有相反作用力,但僅就會展服務業來說,這種作用力極其微小,并且隨著行業的成熟將逐漸消失,取而代之的是雙向利用力。 會展服務業的發展潛動力和根源土壤分別是什么呢? 所謂潛動力指的就是展覽業外顯性動力之外的發展空間和能力的綜合。新的社會資源的開發、雙重交叉、雙向互動孕育了展覽業的發展環境。它的根源土壤就是環境的整合作用的外部顯現。作為無形資源和動力,活動的支持、宣傳和推進更加劇了人力資源的雙趨沖突,而這種對抗的極限釋放形式最佳選擇就是展覽業的創立和進一步擴展。 展覽業的透明度是逐漸影響產業發展的瓶頸。作為有償使用資源的社會活動,雙向的價值評判和合作,后期的預見性是新形勢的必然發展結果。 作為一種過渡性的展覽模式,奧運會時體育產業的競技舞臺,其資源形態和使用方式是全球化、集團化、產業化、同一性的,共同創收和增值的最大商戰舞臺。奧運會是會展服務業獨立性最高的社會群體活動具有自身獨特的性質。 第一、人類競技體質的展示方式。 第二、作為競賽性質的展示,它的合理性產業獨立性達到了很高的境界 第三、如果單純計算收益,每個社會群體和企業集團都是贏利的。而付出的有償資源在交流溝通過程中創造 的促進單一產業的機遇和價值是難以計量的。這一價值體現的遠遠高過收入。 第四、單純參與過程中,個體的屬性和歸屬對整體的影響力將達到前所未有的程度,并且可以應用有形事物來 具體比較和衡量。 第五、結果的恒常性比較和環境影響力的變化逐漸顯現。 我國現代意義上的商業展覽會的發展是在改革開放之后。此前無論是出國參加國際博覽會、赴國外單獨舉辦展覽,還是接待外國代表團的來華展覽會,基本上都是展示經濟建設的成就。無論是展會的功能、形式,及其運作的方式,都與現代意義上的商業展覽會大相徑庭。那時候的中國城市,是一座并不需要會展面包的城市。會展,在全國范圍內還遠沒有成為一個產業。 改革開放后,我國展覽業在全國范圍內真如雨后春筍,發展得蓬蓬勃勃。目前,我國展覽業已初具規模,在一些地區和城市,會展甚至成為了經濟發展的支柱產業。從內在品質上看,在我國舉辦的展覽會的層次正在不斷提升,對經濟發展的帶動度也在不短地加大。這也就是目前展會這個城市面包香氣四溢重要原因。 目前,展覽會紛紛舉辦同期的專業研討會、論壇,品牌展覽與國際大會交相輝映,如萬國郵聯大會,同期舉辦了郵展,而世界石油大會則同期舉辦石油石化展。會議因展覽而增加了內容,有了直觀的效果;而展覽因會議提升了檔次,更顯其專業性。會與展就這樣相得益彰。 會展,帶動了旅游、賓館、飯店、航空、運輸、租賃、設計、裝飾、搭建、電子音像等行業的發展。在西方,這種經濟的關聯度(即拉動比例)高達到1:9。會展經濟要與一個國家和地區的經濟發展水平,尤其是服務貿易的發展水平相適應的。我國的會展業落后于歐洲幾百年,它對經濟的拉動作用也遠沒有發達國家那么高。據估計,香港地區的比例是1:5.3,而大陸沿海地區卻可以達到1:6。 國國際展覽中心集團公司總裁戴克祥先生曾用“欣欣向榮”來概括目前我國會展業的現狀。他認為,近幾年我國展覽業的發展速度和水平提高之快是世界上任何一個國家所沒有的。從會展的環境、設施、種類、規模、水平,到會展的作用和影響,我國已經成為亞洲的展覽大國,并正逐漸成為亞洲區域性的“展覽中心”。 目前,我國展覽業的發展呈現出以下的特色: 第一,展會數量多。據不完全統計,全國每年舉辦的各類展會近2000個。僅北京,每年舉辦的各類展覽會約250多個,占全國總數的25%左右。 第二,發展速度快。改革開放以來,我國展覽業在短時間內實現了跨越式發展,據估計,其年增長速度可達20~30%,行業經濟效益逐年攀升。1995年,京、滬、穗三大城市舉辦的國際展會達470余個,展覽面積280多萬平主米;1998年,上升到617個,555萬平方米。 第三,整體辦展水平和質量不斷提高。展覽一直處在我國對外開放和中外經濟技術交流的前沿舞臺,這使我國廣大辦展單位的展覽組織管理水平和設計搭建水平得到明顯的提高。一批專業品牌展覽會,如國際機床展、國際印刷展、國際制冷展等都已接近或趕上國際同類展覽會的發展水平。目前,我國已有8個展會得到國際展覽聯盟(UFI)的嘉許認證。 第四,全國展館建設方興未艾。隨著會展經濟的急劇升溫,各地建館熱高燒不退,一批現代化的會展中心迅速崛起。日前全國共有展館147個,新近建成的萬米展館已達30余個。展館的大規模興建,解決了曾經制約我國會展業發展的“瓶頸”。但是,展館建設缺乏整體規劃,設計缺乏科學性的問題也正在逐步顯露。 久前,全球展覽業的“航空母艦”之一、德國法蘭克福展覽有限公司落戶上海。至此,已有漢諾威國際展覽公司、慕尼黑國際展覽公司、杜塞爾多夫展覽公司等5家世界最著名的展覽公司進入中國。中國展覽市場的競爭開始出現國際化的趨勢。 雖然目前中國對尚處發展階段的展覽業還作為幼稚產業加以保護,不允許外國展覽公司在中國獨立辦展,但跨國展覽公司已用收購、兼并、合作等手段擠入了中國會展市場。特別是三大德國展覽巨頭——漢威諾、慕尼黑、杜塞爾多夫,與上海合作興建浦東新國際博覽中心,中外各占50%的股權,此項合作被業內人士稱為“真正打開了中國展覽業的缺口”。展館是一個根據地,通過接受或拒絕某個展覽,它可以控制展會的內容。目前,三家德國公司將分別移植7個展會來中國,而國內同類的展會卻被排斥在此展館之外。去年上海的兩個汽車展就已露端倪。 有人認為,入世后隨著外國展覽公司的大舉進入,中國展覽的組織者就完了、垮了、肯定不行了,憂心不已。我不同意這種自卑、消極、悲觀的看法,兩者應該是“各有優勢”。 外國展覽公司的優勢在于它有完善的營銷網絡、雄厚的資金、高質量的人才、健全有力的組織和豐富的管理經驗;而中國展覽組織者的優勢是豐富的國內客戶資源,熟悉中國市場情況,同時也具備一定的組織服務經驗。外國企業參加中國展覽會是沖著中國市場、中國客戶而來,而中國組織者在國內市場、國內客戶方面比外國展覽公司擁有更多、更大的優勢。 對于已經開始的國際化競爭和外國展覽公司的進入而帶來的新的理念和方法,基礎薄弱、理論研究匱乏的中國會展業將是一個很好的學習機會。 另一方面,外國展覽公司也將迫使中國會展企業自我凈化、自我規范。 毋庸諱言,我國的展覽業與其發達的國家相比,的確存在著不小的差距。 德國是世界會展強國,世界著名的國際性、專業性的貿易展覽會中,約有2/3在德國舉辦。按營業額排序,世界10大知名展覽公司中,有6 個是德國的。每年,德國舉辦的國際性貿易展覽會約有130多個,凈展出面積690萬平方米,參觀廠商逾千萬,參展商17萬家,其中有將近一半的參展商(約為48%)來自國外。在展覽設施方面,德國也稱得上是頭號會展強國。德國現擁有23個大型展覽中心,總面積230萬平方米,其中,超過10萬平方米的展覽中心就有8個。另外,還有5個展覽中心面積超過5萬平方米。目前,德國展覽面積達240萬平方米,世界最大的4個展覽中心,其中3個在德國。 相比而言,我國的展覽會數量多、規模小。目前,我國國際性專業展規模以1萬平方米的居多,約占展會總數的50%,5萬平方米的展會只有10個。中國展覽業的整合已成必然。 一些地方政府和企業意識到了沒有好的展館,就沒有好展覽會。于是紛紛開始興建現代化的會展中心。據不完全統計,目前全國展覽場館約147座,展覽總面積100多萬平方米。北京、廣州、上海、天津、深圳、寧波等地今后幾年還將陸續建成一批中型會展中心,這將從硬件上大大提高我國展覽業的水平。 展覽業是第三產業,屬服務貿易的范疇。在展覽業成熟的國家,展覽業的產值約占其國民經濟總產值的0.2%左右,美國和德國則達到了1%。而目前,我國展覽業的產值約為40億人民幣,僅占8.9萬億國民生產總值的0.004%。如果按展覽發達國家展覽業產值占國民生產總值0.2%的標準計算,我國展覽業總產值應該達到178億元人民幣。即使按0.1%計算,也應該達到89億元人民幣。 展覽業的發展離不開市場和產業兩大因素。中國是世界最大、最具潛力的市場。隨著國內外市場的進一步開放,必將促使我國內需外貿的更趨活躍。展會是出口商銷售產品的重要途徑,在各種營銷方式中,貿易展會的成交額僅次于直銷,3/4的買家在貿易展會上找到新的供應商,超過1/4的買家在展會上購買產品。而且,展會是出口商接觸買家的重渠道。 在公司的商業營銷中,通過參加展會實現的商業銷售的成本僅是沒有采取展會促銷方式的商業營銷耗費成本的一半,即前者耗費的成本費用平均為550美元,約需打1.4個電話,而后者耗費的成本費用平均為997美元,約需打6個電話。 展覽作為促進市場開發、貿易發展的一種有效手段,必將成為中國企業開拓海外市場和國外企業進入中國市場的橋梁。 中國是個地域廣闊的國家,各地經濟發展不平衡,依托各自的優勢產業,各地將造就自己優勢的展會。中國展覽業將出現全國性專業展和區域性優勢展并存發展的格局。中國會展業的面包依舊香氣四溢。